Como consultora de recursos humanos con más de 20 años de experiencia, hemos tenido el privilegio de acompañar a numerosas empresas en la implementación de programas de onboarding para sus nuevos empleados. Este proceso, fundamental para la integración de los nuevos miembros de un equipo, puede marcar la diferencia entre una incorporación exitosa y un inicio lleno de obstáculos.
El onboarding es el proceso estructurado mediante el cual una empresa acoge e integra a sus nuevos empleados, facilitando su adaptación a la cultura corporativa, los procedimientos internos y sus responsabilidades específicas. No se trata solo de una mera bienvenida, sino de un camino planificado que busca que el nuevo empleado se sienta parte de la organización desde el primer día.
El proceso de onboarding abarca varias etapas que van desde la preincorporación hasta la integración completa del empleado en su nuevo rol. Cada fase está diseñada para proporcionar la información y el apoyo necesarios para que el empleado pueda desempeñar sus funciones de manera eficaz y se sienta parte del equipo.
Lo más importante es que los primeros días después de la incorporación el empleado ya tenga tareas a realizar. En muchas ocasiones nos hemos encontrado casos en los que en el proceso de selección los candidatos nos comentan que en su anterior puesto de trabajo estuvieron varios días sin ordenador. Esto les hizo sentirse muy incómodos en la empresa.
Pasos que recomendamos seguir para crear el proceso de onboarding.
Preincorporación: Este primer paso empieza incluso antes de que el nuevo empleado llegue a la oficina. Incluye el envío de documentación relevante, información sobre la empresa y la organización de su primer día. Es el momento perfecto para resolver cualquier duda y empezar a construir una relación positiva.
Primer día: El primer día de trabajo es crucial. Aquí se presentan a los nuevos empleados a sus compañeros, se les muestra la oficina y se les proporciona el equipo necesario. Es fundamental que se sientan bienvenidos y apoyados desde el primer momento. En este paso el empleado tendrá su primer contacto real con su puesto de trabajo. Si el objetivo es retener talento, en el primer día el trabajador creará muchas emociones hacia la empresa.
Primera semana: Durante la primera semana, el enfoque debe estar en la formación inicial. Esto incluye una introducción a los sistemas y herramientas que utilizarán, así como una comprensión básica de sus responsabilidades y objetivos a corto plazo.
Primer mes: A lo largo del primer mes, es importante seguir proporcionando formación y apoyo. Reuniones regulares con el supervisor directo para evaluar el progreso y resolver cualquier problema pueden ser muy útiles.
Primeros meses: Este periodo es esencial para la adaptación al rol. Evaluaciones periódicas y feedback constructivo ayudarán al nuevo empleado a alinearse con las expectativas de la empresa.
Primer año: El onboarding no termina después de los primeros meses. A lo largo del primer año, es esencial seguir proporcionando apoyo, formación continua y oportunidades de desarrollo profesional.
El onboarding sirve para asegurar que los nuevos empleados se adapten rápidamente y con éxito a su nuevo entorno laboral. Los objetivos principales incluyen:
Mejora de la retención: Los empleados que se sienten apoyados y bienvenidos tienen más probabilidades de permanecer en la empresa a largo plazo.
Aumento de la productividad: Un empleado bien integrado puede comenzar a contribuir de manera efectiva en menos tiempo.
Fortalecimiento de la cultura empresarial: Ayuda a inculcar los valores y la visión de la empresa desde el principio.
El proceso de onboarding se divide en varias fases clave que aseguran una transición suave y efectiva para el nuevo empleado:
En los primeros días, se ofrece una orientación exhaustiva sobre la empresa, sus valores, cultura y expectativas.
Dependiendo del rol, se proporciona formación específica para que el nuevo empleado pueda desempeñar sus funciones con eficacia.
Asignar un mentor o un compañero de equipo que pueda ofrecer apoyo y orientación adicional.
En nuestra experiencia, los programas de onboarding más efectivos son aquellos que están bien estructurados y adaptados a las necesidades específicas de cada empresa. Por ello, nos gustaría compartir algunos elementos clave que hemos encontrado útiles.
El talento más joven valora sentirse apreciado en la empresa, y pequeños detalles como una mochila o varios regalos pueden mejorar significativamente su percepción de la organización, fomentando un sentido de pertenencia y motivación desde el primer día.
Tutores o mentores: Asignar a cada nuevo empleado un tutor o mentor que pueda guiarles y resolver dudas durante los primeros meses.
Formación continua: Ofrecer programas de formación continua para que los empleados puedan seguir desarrollando sus habilidades.
Eventos de integración: Organizar eventos sociales y actividades de team building para fomentar la integración al equipo.
Un buen programa de onboarding no solo beneficia a la empresa, sino también a los empleados. Entre los beneficios más destacados se encuentran:
Sentimiento de pertenencia: Los empleados se sienten parte de la empresa y están más motivados para contribuir al éxito común.
Claridad en las expectativas: Al recibir información clara y detallada sobre sus responsabilidades y objetivos, los empleados pueden desempeñar su trabajo con mayor confianza y eficacia.
Red de apoyo: Contar con mentores y compañeros dispuestos a ayudar facilita la adaptación y reduce el estrés asociado al inicio en un nuevo empleo.
Oportunidades de desarrollo: Un buen programa de onboarding incluye formación y oportunidades de crecimiento, lo que permite a los empleados desarrollar su carrera dentro de la empresa.
Con más de dos décadas de experiencia, hemos visto de primera mano cómo un buen onboarding puede transformar la experiencia de los empleados y fortalecer la cultura corporativa. Implementar un proceso de onboarding bien estructurado es una inversión que vale la pena para cualquier empresa que quiera asegurar la satisfacción de sus empleados desde el primer día.
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